Escrow data binnen CloudSecure – de nieuwe continuïteitsregeling

Er is gekozen voor CloudSecure van Softcrow. Deze regeling is uitgebreider dan de voorgaande regelingen en biedt meer dan alleen escrow. Deze regeling past goed als een van de maatregelen binnen een Business Continuity Management (BCM) -plan.

CloudSecure borgt in een aantal fasen de continuïteit van cloudapplicaties bij faillissement, waaronder het borgen van de beschikbaarheid van broncode in een beveiligde opslag ook wel depot genoemd. Een belangrijk onderdeel van de continuïteit bij cloudapplicaties is de beschikbaarheid van uw data.

Als aanvulling op de CloudSecure-broncodedepots is het mogelijk om een datadepot af te nemen. In een datadepot wordt regelmatig een kopie van de productiedata opgeslagen zodat deze ook beschikbaar is indien nodig. Of het zinvol is om een datadepot te hanteren hangt deels af van het beleid van uw organisatie en de aanwezig BCM-maatregelen. Elke maatregel om risico’s te mitigeren kost geld en het is het zoeken naar een balans van optimale bescherming en beheersbare kosten. Als voorbeeld het real-time bijhouden van een schaduwomgeving kost velen malen meer dan een wekelijkse back-up.

Het hebben van een goede BCM-strategie is in veel gevallen al een goede maatregel om uw data beschikbaar te houden. Een onderdeel daarvan zou kunnen zijn om data op een aparte locatie op te slaan, bijvoorbeeld in een datadepot. Nu biedt de CloudSecure-regeling de mogelijkheid om aanvullend een datadepot af te nemen en deze periodiek te voorzien van een recente back-up. Om een goede inschatting te kunnen maken of het zinvol is om een extra datadepot in het kader van faillissement van Aareon aan te leggen, volgt hieronder een toelichting waar de data per Aareon-applicatie zich bevinden.

Data in Tobias 365

Tobias 365 wordt geïnstalleerd in en gekoppeld aan de tenant van de klant. Er worden regelmatig back-ups gemaakt in dezelfde tenant met de mogelijkheid tot ‘point in time restore’. Het onderliggende platform kent een hoge beschikbaarheid en is voorzien van disaster-recoverymaatregelen. De tenant waarin Tobias 365 wordt geïmplementeerd. wordt geleverd door Aareon of een andere cloud solution provider (CSP). Aareon wordt gekoppeld aan de tenant van de klant. Zolang de kosten voor de tenant worden voldaan, zal Microsoft de dienst blijven leveren. Zodra de betaling stokt, blijven de diensten die worden afgenomen vanuit de tenant 90 dagen beschikbaar. Tijdens die periode kan de tenant aan een andere partner of CSP worden gekoppeld. Vanuit de CloudSecure-regeling wordt automatisch naar een partij gezocht die de dienst over kan nemen. Dit kan een doorstart zijn van Aareon of een andere partij.

In alle gevallen blijft u eigenaar van de tenant en kunt u bij de data. Naast de back-up in de tenant van Tobias 365 is het mogelijk om aanvullend een back-up-oplossing in te richten om op deze manier voor langere tijd data te bewaren.

Data in de Fox-suite

Voor de meeste applicaties in de Fox-suite wordt geen database gebruikt. Er liggen dan ook geen data vast waarvoor een depot hoeft te worden ingericht. Uitzondering hierop zijn Fox Klantportaal en Fox Opname. In beide gevallen is er wel sprake van een database. De data worden echter uit Tobias 365 gehaald en kunnen daaruit weer opnieuw worden opgebouwd. Daarmee vallen deze data onder die van Tobias 365.

Data in ShareWorX

Binnen ShareWorX wordt gebruik gemaakt van een database en bestandsopslag. De databaseserver en opslag worden geleverd vanuit de Aareon Private Cloud, het Duitse Aareon datacenter. Zij vormen een aparte juridische entiteit en vallen buiten het eventuele faillissement van Aareon Nederland B.V. Na faillissement wordt vanuit de CloudSecure-regeling een serviceopvolger gezocht die de overeenkomst met het datacenter voort zal zetten.

Er wordt een dagelijkse back-up van de ShareWorX-data gemaakt. Deze back-up wordt voor langere tijd bewaard.

Data in Mareon

Binnen Mareon wordt gebruik gemaakt van een database. De databaseserver wordt geleverd vanuit de Aareon Private Cloud, het Duitse Aareon datacenter. Zij vormt een aparte juridische entiteit en vallen buiten het faillissement van Aareon Nederland B.V. Na faillissement wordt vanuit de CloudSecure-regeling een serviceopvolger gezocht die de overeenkomst met het datacenter voort zal zetten.

Er wordt een dagelijkse back-up van de Mareon-data gemaakt. Deze back-up wordt voor langere tijd bewaard.

Data in Trace & Treasury

Binnen Trace & Treasury wordt gebruik gemaakt van een database. De databaseserver wordt geleverd vanuit de Aareon Private Cloud, het Duitse Aareon datacenter. Zij vormt een aparte juridische entiteit en vallen buiten het faillissement van Aareon Nederland B.V. Na faillissement wordt vanuit de CloudSecure-regeling een serviceopvolger gezocht die de overeenkomst met het datacenter voort zal zetten.

Er wordt een dagelijkse back-up van de Trace & Treasury-data gemaakt. Deze back-up wordt voor langere tijd bewaard.

Toch een datadepot?

Hierboven hebt u kunnen lezen waar de data staan. Er is geen noodzaak om een datadepot aan te leggen ten behoeve van een mogelijk faillissement van Aareon Nederland b.v. Wilt u toch het risico mitigeren dat ook het Aareon Datacenter in een gelijktijdig faillissement zou zitten met Aareon Nederland B.V. dan kunt u een extra datadepot inzetten. Er is dan een datadepot per applicatie nodig.

Voor het aanhouden van een datadepot is het van belang hoe oud de data mogen zijn om continuïteit te garanderen. De kosten die gemaakt moeten worden om continu een real-time back-up achter de hand te hebben van de data zijn veel hoger dan data van een dag of een week oud.

Wilt u gebruik maken van een extra datadepot voor de betreffende applicatie dan dient u dit apart af te nemen. De gewenste opzet en frequentie van veiligstellen van de data en de kosten die daarvoor gemaakt moeten worden, zullen dan verder met u worden afgestemd.